Onboarding af nye medarbejdere: plan for 90 dage

De første måneder afgør meget. En god onboarding af nye medarbejdere får folk hurtigere i gang, giver en tryg start og mindsker risikoen for, at de siger op igen. En dårlig onboarding er ofte ikke ond vilje, men mangel på plan: alle tror, at en anden har styr på det.

Denne guide giver en enkel plan for de første 90 dage, som I kan tilpasse jeres egne roller.

Uden en plan afhænger onboarding af, hvem den nye sidder ved siden af. Nogle får en grundig start, andre må selv finde ud af det. Samtidig kan ingen se, hvad den nye faktisk har været igennem.

En onboardingplan løser det. Den beskriver, hvad der skal ske hvornår, hvem der har ansvaret, og hvad den nye skal kunne efter hver periode. Planen er både til den nye medarbejder og til lederen.

Onboarding begynder, når kontrakten er skrevet under. Perioden frem til første dag kaldes preboarding. Målet er, at den nye føler sig velkommen og ved, hvad der skal ske.

• Send en velkomst med en plan for første dag.
• Fortæl, hvem der tager imod, og hvem der er kontaktperson.
• Sørg for, at computer, adgange og arbejdsplads er klar.
• Giv gerne adgang til et kort introkursus om virksomheden, men hold det frivilligt.

Første dag handler om at føle sig godt modtaget. Undgå at fylde dagen med præsentationer. Den nye husker alligevel kun en brøkdel.

• Velkomst fra lederen og en rundvisning.
• Frokost med teamet.
• Et navn på en buddy, der kan svare på de små spørgsmål.
• Et overblik over, hvad der skal ske resten af ugen.

I første uge skal den nye lære det, der er nødvendigt for at kunne arbejde. Det er typisk systemer, sikkerhed og de vigtigste arbejdsgange.

Her virker digital læring godt. Det, alle nye skal lære på samme måde, kan ligge som korte kurser, der tildeles automatisk til gruppen for nye medarbejdere. Så får alle den samme forklaring, og lederen kan bruge sin tid på det, der kræver et menneske.

• Korte kurser i de systemer, rollen bruger.
• Sikkerhed og regler, der gælder alle.
• Første rigtige opgave sammen med en kollega.
• En kort samtale med lederen sidst på ugen.

I den første måned går den nye fra at følge med til at løse opgaver selv. Fokus flytter fra det generelle til rollen.

• Kurser og opgaver, der handler om rollens arbejdsgange.
• Faste møder med buddyen, fx en gang om ugen.
• En refleksion: hvad er klart, og hvad er stadig svært?
• En opfølgningssamtale med lederen efter fire uger.

De sidste to måneder handler om at blive selvstændig. Den nye tager mere ansvar, og onboardingen afsluttes med en samtale om, hvordan det er gået.

• Opgaver med stigende ansvar.
• Afsluttende kursus eller quiz, hvis rollen kræver dokumentation.
• Samtale ved dag 90: hvad gik godt, og hvad kan gøres bedre for næste hold?

En plan virker kun, når ansvaret er klart. En enkel fordeling ser sådan ud:

• HR ejer planen og de fælles kurser, som alle nye skal have.
• Lederen ejer rollens indhold, opfølgningen og samtalerne.
• Buddyen svarer på de praktiske spørgsmål og viser, hvordan tingene gøres.
• Den nye medarbejder tager kurserne og siger til, når noget er uklart.

Når planen ligger digitalt, er den lettere at genbruge. Saml de kurser, der hører til onboarding, i én uddannelse, og tildel den til gruppen for nye medarbejdere. Så ser den nye ét forløb med en tydelig rækkefølge, og HR og lederen kan følge fremdriften uden regneark.

Se hvordan onboarding af nye medarbejdere kan sættes op i Skillflow under Løsninger.